有條件的檔案庫房應(yīng)安裝空調(diào)。檔案庫房要及時投放防蟲，使用電子殺蟲儀。檔案室禁止存放食物，要安置一定數(shù)量的防鼠盒，及時投放滅鼠。檔案室要遠(yuǎn)離污染區(qū)，周圍有空氣污染的，檔案庫房門窗要進(jìn)行密封處理。庫房有必要購置消毒機(jī)。對錄音、錄像、唱片、光盤、軟盤等磁記錄檔案，建議配備防磁柜，要定期進(jìn)行質(zhì)量檢查。地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。開向室外的門窗宜設(shè)置紗門、紗窗，外窗應(yīng)具有較好的防塵功能。定期打掃室內(nèi)衛(wèi)生，清洗防塵網(wǎng)。檔案閱覽室要標(biāo)識檔案管理、利用、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等制度。使用計算機(jī)管理檔案的單位，計算機(jī)應(yīng)放在檔案工作人員辦公室。檔案室柜子尺寸是根據(jù)所存放的檔案類型不同來加工定做的。常用的檔案柜包括：移動檔案密集柜(標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格：900*500*2300mm;可以存放六層標(biāo)準(zhǔn)A4檔案盒袋)、鐵皮檔案柜(五節(jié)柜、兩節(jié)柜、大門柜。

密集架整體結(jié)構(gòu)結(jié)實(shí)耐用、外形美觀新穎;庫房整潔美觀。架體操作輕便靈活，運(yùn)行平穩(wěn)。移動密集架體強(qiáng)度大，鋼性好，滿載后永不變形，使用壽命長，擱板的層數(shù)及間距可調(diào)整。檔案密集架傳動機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)動靈活、平穩(wěn)、強(qiáng)勁有力，定位準(zhǔn)確、可靠，性能符合 標(biāo)準(zhǔn)。手動密集架列與列接觸面設(shè)有高強(qiáng)度磁性密封膠條，具有優(yōu)良的防震、防撞、防火、防塵、防光、防鼠、防潮功能和卓越的防銹性能。優(yōu)點(diǎn)密集架可充分利用庫房空間，與傳統(tǒng)檔案文件柜相比，其資料存放容量能增加50%以上。每列裝有手剎車自動裝置。
緩沖裝置，邊列裝有鎖具，存取方便。不易傾斜，有防震功能。優(yōu)點(diǎn)資料密集架每列的接觸均有密封裝置，頂部有防塵板，底部有防鼠裝置，因而具有良好的防塵、防鼠、防潮功能。