ISO20000認證的關鍵點 1. 確保各項服務管理計劃均有實施憑證 服務管理計劃憑證指的是服務管理政策、計劃和方法以及任何與這些相關的行動的審計憑證。大多數(shù)這些關于服務管理計劃和操作的憑證應該存在于正式的文檔，確保各項工作都在按照計劃進行實施。 2. 文檔管理規(guī)范 針對文檔創(chuàng)建和管理的過程來保證各流程服務特性被恰當?shù)拿枋觥? 3. 各類文檔的存檔方式 為確保已有憑證的可用性，需要建立起一套將各類文檔保護起來的備份策略。 ISO 20000認證關鍵點 服務管理中的服務支持人員應該具備由適當?shù)呐嘤査С值墓ぷ髂芰Α＝M織應該對每個服務管理角色定義必要的能力，并保證個人能意識到他們自己的工作對整個服務上下的重要性以及對服務品質完成的必要性。組織應該提供培訓或采取行動來滿足這些需要，并實施行動有效性的評估。 組織應該開發(fā)和加強員工工作的專業(yè)能力。在征召新人的過程中，應該針對職位的描述、服務管理目標和整個服務質量目標檢查職位申請人的情況有效性，確定申請人的特長、弱點和潛在能力。為了安置新的或擴展服務的員工，使用新技術，安排服務管理人員開發(fā)項目團隊，不斷計劃和填補由于人員周轉造成的缺口。員工應該在服務管理相關領域得到訓練，應該開發(fā)他們的團隊工作和領導技能。對每個人的訓練記錄以及訓練的說明應該被保留。 文檔管理 概述 每一個組織都希望結合自身特色有效管理和實施所有IT服務所需的方針和框架，這就意味著需要制定恰當合理的管理政策、計劃，用以規(guī)范、細化相關的活動，使管理使命、目標得以落實。這些管理政策、計劃、活動記錄將以文檔作為載體進行保存，并在實施過程中指導服務開展，成為落實服務管理政策、計劃的保障和檢驗實施效果的依據(jù)。 文檔管理(Documentation Management)是針對文檔創(chuàng)建和管理的過程，用以確保服務特性、管理政策、計劃被適時的、恰當?shù)拿枋?，以便控制和管理與質量體系有關的文檔資料，確保對質量管理體系有效運行起重要作用的各個場所都能得到和使用相應體系文檔的有效版本。 以下是文檔管理相關的一些概念： 受控文檔：指按組織管理要求進行審批、登記、分發(fā)并能確保收回、銷毀的文檔。受控文檔需要對文檔的版本進行嚴格控制，確保文件的 有效性。一般來說這些文檔是長期使用并始終處于修改和換版狀態(tài)的，如組織的規(guī)章制度。 質量文檔：質量體系要求的各流程各種類型文件和記錄所要求的形成文件的過程和程序、要求的記錄，以確保服務管理的有效計劃、運行和控制，包括以任何形式或類型的媒體作為載體的文件化的服務管理方針和計劃、文件化的服務等級協(xié)議、方法、流程、流程控制記錄等。 文檔訪問控制：文檔訪問控制實質上是對文檔訪問者使用受控文檔的限制，它決定是否允許訪問者對不同類型的文檔進行借閱、更新、發(fā)布等操作。并通過制度及工具確保只有經(jīng)授權的用戶，才允許對相應的文檔進行相關操作。 目標 文檔管理的目的在提供服務管理政策、計劃和方法以及任何與這些相關的行動的憑證，以達到有效管理和實施IT服務的政策和框架這一目標。為達到這一目標需要通過以下幾個方面來實現(xiàn)： (1) 完善組織的質量文檔管理，控制和管理與質量體系有關的文檔資料，確保對質量管理體系有效運行起重要作用的各個場所都能得到和使用相應體系文檔的有效版本。 (2) 建立不同類型文件和記錄的編制、評審、批準、保持、銷毀和控制的程序和職責。 (3) 滿足組織文檔內容管理需求，包括建立組織文檔體系架構，規(guī)范組織文檔命名規(guī)則，對不同類別的文檔的生命周期進行分類管理，包括文檔生成、文檔更新、文檔發(fā)布、文檔借閱、文檔銷毀； (4) 完善文檔備份機制以確保文檔的可用性，并針對不同類型的文檔進行分級分類的信息管理，文檔訪問控制信息、防止信息泄露。 有效的文檔管理可以改善IT服務提供者的管理難度，推動質量體系的落地、促進各流程工作的開展。 與其他流程的關系 文檔管理工作是質量體系實施中所不可缺少的一部分，從一定意義上講，ISO 20000的實施就是制定策略及計劃，按照計劃實施，生成文檔、討論文檔并終確定文檔的一系列過程。當然，ISO 20000實施絕不是就是“紙上談兵”，這里所說的文檔包含的內容非常廣泛，其中有很多是服務管理方針和計劃、文件化的服務等級協(xié)議、方法等，但更加關鍵的是，這些文檔中還包括流程和流程控制記錄等，當具體工作和活動執(zhí)行過后，文檔就成了審計的憑證。所以，我們可以說，文檔管理與ISO 20000各個流程都息息相關，其專業(yè)化程度可以是反映整個ISO 20000管理水平的一個側面。 文檔訪問控制需按照信息管理流程要求進行對文檔進行分級，并對不同分級的文檔進行權限管理，控制文檔的訪問者，確保信息。 活動和過程 1. 文檔分類 文檔分類可從多個角度進行，包括從保存介質上的分類、從內容上的分類、從使用范圍的分類等。 一般來說，文檔從內容上分類可分為管理文檔、技術文檔；從保存介質上分，可分為紙質文檔、電子文檔；從使用范圍來分可分為公開使用、內部使用等。 不同的文檔分類方式，對于文檔管理的意義也是不同的，例如對文檔內容的分類，旨在建立文檔知識體系架構，一方面通過統(tǒng)一規(guī)劃的文檔架構能清晰地對已有的各個流程的進展情況進行管理、跟蹤、審計，另一方面文檔分類也可指導組織的知識體系建立，是組織整體管理思路的展現(xiàn)。而從文檔使用范圍的分類則提出了對文檔訪問控制的要求。 2. 文檔控制 受控文檔的審批、發(fā)布、發(fā)放、分發(fā)、更改、保管和作廢過程中應符合信息管理流程的相關要求。受控文檔應做好版本管理，以保證需要文檔者獲得 版本文檔。 (1) 文檔的編寫、審核、批準 文檔需按文檔編寫規(guī)范進行編寫，文檔內容在發(fā)布前須經(jīng)相關負責人審核以規(guī)范文檔格式，確保文檔準確、恰當?shù)孛枋龉芾碚?、計劃，確保文檔內容的真實性。經(jīng)審核的文檔由負責人批準后可進行發(fā)布。 (2) 文檔發(fā)布 文檔由文檔撰寫/修改者提交，經(jīng)由相關責任人批準后統(tǒng)一、集中的發(fā)布在相關處所。為使閱覽者得到和使用相關文檔的有效版本，文檔需進行統(tǒng)一的發(fā)布管理以保證文檔發(fā)布版本的 性。 (3) 文檔的歸檔控制 各類文檔由文檔管理員根據(jù)內容、年度、部門等情況定期進行歸檔。 (4) 文檔閱覽 組織根據(jù)信息管理流程對文檔進行分級，對文檔及文檔的歷史版本進行訪問控制，設定各類文檔的訪問列表，并通過工具的使用確保文檔被適當保護的同時也要方便閱覽者閱覽文檔。 (5) 文檔更改/銷毀 文檔由原文檔編制人或相關管理人員進行修改，經(jīng)負責人審核批準后進行發(fā)布，替換老版本。 紙質文檔更改后的文檔按該文檔發(fā)放清單逐次回收更替原文檔；文檔更改除特別批準外，一律采用以舊換新方法進行。回收文檔的文檔需進行統(tǒng)一的保管，機密文件應集中銷毀。 (6) 文檔權限管理 文檔權限管理又稱文檔訪問控制，各類受控文檔需按照信息管理流程要求進行分級，并對不同分級的文檔進行權限管理，控制文檔的訪問者，確保信息。文檔權限管理包括對文檔閱覽、文檔上載、文檔修改、文檔審批等權限的集中管理。 (7) 文檔的修訂 文檔不是封閉的、靜止的，隨著業(yè)務發(fā)展、技術更新，文檔需要不斷地修訂，保持其有效性，以適應不斷變化的管理需求。秉承PDCA的管理理念，對文檔，特別是質量體系文檔提出在規(guī)定時間內至少修訂一次的要求，整理文檔修訂計劃，檢驗落實情況，督促文檔及時修訂，確保文檔的有效性。 (8) 制定文檔命名規(guī)范 文檔的規(guī)范化程度反映出文檔管理的水平，規(guī)范化首先需要對文檔進行內容分類，概括同類文檔的共同點，以此作為文檔規(guī)范化、模板化的依據(jù)。文檔規(guī)范化、模板化有利于對文檔進行分類管理，通過經(jīng)驗累積分析找出各類文檔的不足之處。文檔命名規(guī)范屬于文檔規(guī)范化的一部分，制定文檔命名規(guī)范需要跟據(jù)組織需求對文檔進行分類，不同類別的文檔使用相應的命名規(guī)范，便于文檔的查找，并為文檔的分類管理奠定了堅實的基礎。 流程控制 1. 文檔管理流程的角色定義、職責 (1) 文檔管理員 負責管理各類文檔，擬定文檔修訂計劃，根據(jù)管理要求對各類文檔進行分級，設置不同級別文檔的權限。組織可根據(jù)自身特點設一個或多個文檔管理員管理文檔。 (2) 文檔審核員 負責文檔合規(guī)性管理及審計。 2. 管理工具 (1) 電子化的文檔管理平臺 文檔分散為文檔管理帶來許多問題，包括文檔查找、文檔版本控制、文檔管理等。組織建立起文檔管理平臺后，可通過集中文檔、統(tǒng)一管理的方式，在平臺上共享各類工作文檔，提高了文檔的使用頻率，使文檔發(fā)揮出 的效用。完善的備份機制，全文檢索功能，文檔版本控制的功能，文檔電子審批功能，文檔歸檔功能，信息權限管理功能等等，為組織提供了、便捷的文檔處理中心，提高了文檔的及時性和準確性。 (2) 制度評審體制 為保證各類流程管理制度及時更新，組織須規(guī)范規(guī)章制度建設活動，建立和完善規(guī)章制度體系，制定流程管理制度更新計劃，定期組織制度評審會，對流程擬新增發(fā)布、修訂、合并及廢止的規(guī)章制度進行評審。制度評審會對流程管理制度的合規(guī)性、合理性、嚴密性和操作性進行評估，并及時廢止失效的制度，確保各流程管理制度能及時優(yōu)化，同時通過制度評審會，組織內部對各流程管理制度達成一致的見解，為管理流程的落實做好鋪墊。 (3) 關鍵指標KPI指標的設置

ISO45001認證2018審核要點 一）文件審核或一階段非現(xiàn)場審核： 體系文件是否已經(jīng)描述必要的運行準則（是否覆蓋與以下因素相關的過程）： 1）危險源辨識結果（包括變更）； 2）與OHS績效有關的風險； 3）合規(guī)義務； 4）相關方。 二）一階段現(xiàn)場審核： 收集并評價組織必要的運行準則文件： 1）與危險源辨識結果相對應的措施清單； 2）與組織責任有關的場所、設施、過程的控制措施，如?；穫}庫的管理制度、噴涂車間現(xiàn)場管理制度等； 3）與方針目標、危害因素檢測、工傷事故、員工福利等有關的運行程序或管理制度。 4）與相關方（供應商、承包方、外包方或受OHS影響的人員或區(qū)域）有關的管理措施。 配合合規(guī)性評價結論、監(jiān)測結果等績效來評價這些運行準則策劃的充分性和運行控制的有效性，并對關鍵場所進行現(xiàn)場觀察。 三）二階段現(xiàn)場審核： OHS主管部門： 1）抽查與危險源辨識結果有關的控制措施，收集與重要風險有關的運行準則和控制證據(jù)； 2）抽查與關鍵場所、特種設施、設施等有關的運行準則和運行控制證據(jù)； 3）與重要相關方（如承包、外包、外來人員等）等有關的契約、協(xié)調、監(jiān)視、施加影響等證據(jù)。 各職能部門、產(chǎn)品和服務提供的現(xiàn)場，采用過程方法，重點觀察并記錄下列因素有關的控制措施的現(xiàn)場實施狀態(tài)，包括資源的充分性、措施的適宜性和有效性，特別是個人防護狀態(tài)； 1）與產(chǎn)品（原輔材料、半成品）和服務、活動、設施有關的危險源； 2）關鍵場所（服務現(xiàn)場、職業(yè)危害因素工序、?；穫}庫、食堂等）； 3）特種設備、設施。 4）相關方人員。

01.哪些組織可以申請IATF16949認證？ 答：轎車、載貨汽車、客車、摩托車及部件、配件的生產(chǎn)廠家。不包括工業(yè)（叉車）、農(nóng)業(yè)（小貨車）、建筑業(yè)（工程車）、礦業(yè)、林業(yè)等用車生產(chǎn)廠家。 02.混合性生產(chǎn)的企業(yè)，只有少部分產(chǎn)品是提供給汽車制造廠的，能否做IATF16949認證？ 答：可以。公司的所有管理都應按IATF16949執(zhí)行，包括汽車產(chǎn)品技術方面。如果生產(chǎn)現(xiàn)場可區(qū)分開來，可只對汽車產(chǎn)品制造現(xiàn)場按IATF16949管理，否則整個工廠必須按IATF16949執(zhí)行。 03.某汽車廠生產(chǎn)模具、夾具、工裝之類，能否申請IATF16949認證？ 答：不能。模具產(chǎn)品生產(chǎn)廠盡管是汽車供應鏈廠家的供方，但所供產(chǎn)品不是用于汽車上的，因此不能申請IATF16949認證。類似的還有運輸供方等。 04.按IATF16949體系運行多長時間才可申請認證？ 答：IATF規(guī)定，組織的運行業(yè)績要有12個月，實際告訴我們要有12個月的運行記錄。但12個月并非指體系文件發(fā)布后12個月，只要組織以往有足夠的績效記錄滿足了12個月也可以。非汽車產(chǎn)品生產(chǎn)運行記錄只要3個月就可。 05.生產(chǎn)汽車零件的公司，主要供應維修市場，能否申請IATF16949認證？ 答：不能。汽車供應鏈是指所供產(chǎn)品必須裝在整車廠出廠新車上的產(chǎn)品零部件，不包括維修市場產(chǎn)品。但如果是整車廠指定銷售點并按整車廠的計劃配送，還是可以申請認證的。 06.產(chǎn)品由本公司設計出來，但與顧客合同的開發(fā)協(xié)議中，設計責任是顧客，本公司是否有產(chǎn)品設計責任？ 答：公司是有產(chǎn)品設計功能的，但無產(chǎn)品設計責任。 07.本公司的產(chǎn)品設計是外包給汽車設計院設計出來的，那本公司是否有產(chǎn)品設計責任？ 答：有。正式審核時包括設計院在內。產(chǎn)品設計責任，如果不是顧客，就是組織自己，二者必居其一。 08.對于鍛件毛坯的生產(chǎn)廠，顧客的要求是，在產(chǎn)品圖紙的基礎上，保證足夠的金屬切削余量，而鍛件余量是由本公司自己設計出來的，請問本公司是否有產(chǎn)品設計責任？ 答：無產(chǎn)品設計責任。產(chǎn)品設計責任是針對終產(chǎn)品圖樣而言的，鍛件毛坯圖屬工藝過程圖，是制造過程設計。 09.組織的質量目標值很低是否能通過認證？ 答：目標設定和行業(yè)、加工工藝、公司的經(jīng)營規(guī)劃有關。目標設定要依據(jù)工廠實際，沒有達成是允許的，只要有改善對策就可。但目標連續(xù)三個月都沒有達成，就要考慮目標設定的合理性或者體系策劃的有效性。 10.正在進行基礎設施改造的公司，建造一座新的生產(chǎn)車間，是否能進行現(xiàn)場審核？ 答：可以。只要組織按IATF16949運行，完全符合標準要求就可以申請認證。但需要按照公司內部規(guī)定要求進行變更管理，包括新設施制造可行性評估，變更控制等內容，并在新生產(chǎn)場地開始生產(chǎn)前，按照變更管理進行驗證和確認。 11.過程業(yè)績和質量目標有何關系？ 答：組織的業(yè)績是指組織終滿足顧客要求的質量目標值，組織的過程業(yè)績是指組織完成終目標的中間過程指標。過程業(yè)績指標是為了完成質量目標而設定的。例如準時交貨率，是采購準交率、委外準交率、生產(chǎn)計劃達成率幾個指標的實現(xiàn)，從而達到準時交貨率這個指標的。 12.組織內部審核能否用按部門或按程序文件方式進行內審，而不用過程方法審核表？ 答：不可以。IATF組織發(fā)布的《審核檢查表》，于2004年6月宣布停止使用，是為了強調過程方法的應用，在IATF16949中明確要求，不管在二方審核供應商體系還是在內部體系審核時，必須使用過程方法進行審核。 13.監(jiān)視和測量資源是否都要進行周期檢查？ 答：不一定。對測量設備的控制，不是對所有場合下使用的測量設備都必須實施，特別是校準和檢定，僅對那些在需要確保產(chǎn)品質量合格的場合下使用的測量設備進行。對于其他場合使用的測量設備，組織考慮采用其他的方法，避免提高成本，例如萬用表、卷尺、鋼直尺等。純粹用于監(jiān)視過程的測量設備，也可不進行周期鑒定，因為它們不直接證實產(chǎn)品的符合性，如密封性試驗的氣壓表，控制臺上的電壓表等。 14.服務要求指什么？ 答：服務的定義是：在組織(3.2.1)和顧客(3.2.4)之間需要完成至少一項活動的組織的輸出(3.7.5) 注1：服務的主要特征通常是無形的。 汽車制造行業(yè)服務主要包括：安裝，調試，維修，失效分析，備品備件供應，零件回收（ELV）等的要求，必要的時候可能存在售后服務中心。 15.通過認證后多長時間才能拿到？ 答：現(xiàn)場審核分為兩個階段，階段審核稱為文件審核，審核通過后的3個月內，進行第二階段的正式審核。組織在3個月內對不符合項進行整改關閉，認證中心對整改完成情況進行驗證，這種驗證可能是書面的，也可能要到現(xiàn)場進行驗證。驗證完成后如果符合要求，則表示組織通過了IATF16949：2016認證，自此算起，一般不超過3個月就可拿到認證。注意，這只是通常情況，不同認證中心可能不一樣。 16.監(jiān)督審核多長時間進行一次？ 答：從第二階段現(xiàn)場審核后算起，可以按照每6個月一次監(jiān)督審核，或者每12個月進行一次監(jiān)督審核，有兩種，國內認證公司一般都用的后面一種每12個月審核一次。 17.公司在IATF16949：2016正式認證前，供方是否都要先通過ISO9001：2015的認證？ 答：IATF16949：2016中“8.4.2.3供方質量管理體系的開發(fā)”中要求，除非顧客同意，否則組織的供方必須通過經(jīng)認可的第三方認證機構的ISO9001：2015第三方認證。但也要注意例外的情況，顧客有書面的認可，組織的供方也可不要求認證。但即使顧客允許，組織也應按公司規(guī)定的質量管理體系的開發(fā)要求，建計劃進行體系開發(fā)，要有達到以上要求的計劃，并對其進行監(jiān)督檢查，確保能按計劃完成。 18.公司的供方有一些是十幾個人的小企業(yè)，基礎很差，怎樣對他們進行質量管理體系開發(fā)？ 答：對供方管理體系開發(fā)的優(yōu)先順序，取決于供方的質量業(yè)績等。如對供方進行培訓、要求供方按ISO9001：2015實施、到供方現(xiàn)場進行二方質量管理體系審核等。 19.供方不按公司的要求實施質量管理體系，更換供方，采購成本又會提高，這怎么辦？ 答：供方的質量管理體系，你不推，他是不會動的，應建立“與供方的互利的關系”的思想，采取多種方式方法，逐漸引導供方提高質量管理水平。對那些不求進步、供貨質量又得不到保障的供方，考慮組織的長遠穩(wěn)定發(fā)展，應逐漸淘汰。 20.供方是特大型企業(yè)，怎樣對其進行質量管理體系開發(fā)？ 答：如果供方是特大型企業(yè)，可以在風險評估時確定其風險狀態(tài)，如果表明其風險較低且滿足公司目標體系開發(fā)要求，可不要開發(fā)，但對于組織對其的特殊要求，組織仍應對其進行開發(fā)，如供方提交控制計劃的編制，可通過輔導學習來實現(xiàn)開發(fā)。 21.本公司在供方處采購的產(chǎn)品量過小，如何進行供方的質量管理體系開發(fā)？ 答：依據(jù)供應商風險確定管理要求，至少供應商需要通過ISO9001,把那個確定目標體系要求，因此體系開發(fā)要求必須對供應商提出，或通過中間商向制造商提要求。 22.供方以技術保密為由，不提交PPAP怎么辦？ 答：對供方進行PPAP培訓，涉及技術保密的部分可以不提交，其他是一定要提交的。 23.公司產(chǎn)品沒有特殊特性可以嗎？ 答：顧客是否有要求？如果有，自然就有。如果顧客沒有提出，則組織自己確定，需要有識別特殊特性的流程，包括初始特殊特性，產(chǎn)品特殊特性，產(chǎn)品和過程特殊特性。 24.什么是顧客的特殊要求？ 答：IATF16949：2016認證審核，一是頒發(fā)，符合IATF16949：2016質量管理體系要求的，二是符合顧客特殊要求。組織按標準要求完全做到了還不夠，還要按不同顧客的個性要求去做到，才能真正意義上符合IATF16949：2016。顧客的特殊要求，新版IATF16949解釋是客戶對QMS特定條款的解釋或補充，如、新產(chǎn)品開發(fā)的策劃要求（APQP）、生產(chǎn)件批準要求（PPAP）、過程能力指數(shù)要求、量具的重復性再現(xiàn)性要求（GRR）和PPM要求等。 群互動群： 備注您想要加入的群：六西格瑪、精益管理、質量體系、PMP項目管理（任選其一） 入群方式：加入小助手，拉入群（長按左圖識別二維碼） -THEEND- 討教君碎碎念： 如果覺得我的文章對您有幫助，希望經(jīng)?？吹轿业脑?，請看完文章后點右下角的“在看”或“星標”精益六西格瑪大本營。 投稿征集 歡迎大家投稿給公眾號，一經(jīng)采納會支付相應的稿費哦！主題可以是六西格瑪，也可以是精益，也可以是質量的，體系的！歡迎各位成為我們的專欄作家，長期合作哈！