所謂智能檔案室,按照國際上較為流行的說法,就是“通過對建筑的4個基本要素,即結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)、服務和管理,以及它們之間的內(nèi)在聯(lián)系,以優(yōu)化的設計,提供一個合理,又擁有率的優(yōu)雅舒適、便利快捷、高度的環(huán)境空間”.換句話說,就是要以計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)為核心,將建筑技術(shù)、計算機技術(shù)、通技術(shù)、控制技術(shù)、電子技術(shù)、監(jiān)視技術(shù)和現(xiàn)代管理技術(shù)等眾多相關(guān)的新技術(shù)緊密結(jié)合,有機集成,實現(xiàn)設備控制、通、辦公、消防、安保等管理的自動化.
目前,隨著智慧城市的建設,智能化檔案室的建設也迫在眉睫,檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)需要具有檔案庫房內(nèi)所有設備進行一體化管理,設備包括智能密集架、恒溫恒濕設備、定位傳感器、空氣凈化消毒設備、紅外防盜設備、出入門禁設備、智能燈光照明設備、視頻監(jiān)控設備等集中一體化管理,以統(tǒng)一專用設備接口接入庫房局域網(wǎng)總線,各功能設備獨立運行的同時,根據(jù)設定邏輯和特定要求聯(lián)動運行,實現(xiàn)檔案的智能化存取、檔案庫房溫濕度的智能調(diào)節(jié)、檔案庫房空氣質(zhì)量的采集及凈化,有效地保證了檔案的與壽命.
另外,標準的檔案室建設要嚴格按照檔案保護的“九防”(防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫)要求而建設的,其目的是使檔案庫房環(huán)境更舒適、檔案存放更、檔案管理更、人員身體更.
一、檔案的收集與整理
建立、健全嚴格的規(guī)章制度,凡屬歸檔的文件材料,～定要保持完整,做好乎時的收集工作,做好文件的收發(fā)登記工作,對技術(shù)檔案可隨時立卷、半年立卷、年終立卷,盡量避免案卷的插卷或補卷,減少檔案的機械磨損.
檔案的整理工作對維護檔案的完整與是十分重要的.首先,通過整理可以進一步了解收集工作的質(zhì)量,并可根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題及時向文書立卷部門提出要求.其次,在整理過程中還可以對某些不符合歸檔要求的檔案材料進行技術(shù)處理.如：對已破損的文件進行裱糊,對墨跡不符合要求的文件進行復印,對字跡不清的文件進行重抄、注明等.
二、檔案的存放保管
檔案庫房是保管檔案基本的條件,庫房的好壞,將直接影響著檔案保護工作的成效,衡量檔案庫房的標準,主要是看檔案庫房的防盜、防火、防熱、防潮、防光、防有害生物和有害氣體等方面是否達到規(guī)范標準.
一、智能檔案庫房對檔案的管理更有序、無憂
智能檔案庫房具有獨特的保護系統(tǒng)，它可以通過紅外檢測、監(jiān)控錄像、門禁、報警等達到對檔案高度的和保密，不僅可以檢測到人員的出入，還能實時遠程獲取到到檔案的存取息，真正做到了防盜。智能檔案庫房除了對檔案有保護的能力，還對人體有一定的保護，比如防傾倒、漏電保護、防擠壓保護等等。
二、智能檔案庫房對檔案的管理更數(shù)字化。
智能檔案庫房自身就具有數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及條碼管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立，對檔案可以有效的進行備份，保證了電子檔案和實體檔案長時間的存儲，即使實體檔案出現(xiàn)丟失和受損的情況，它也能夠輕松調(diào)出電子檔案。此外，通過庫房的條碼系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對檔案進行自動盤點，出庫、入庫、查漏、補缺都更加快捷。
三、智能檔案庫房比普通密集架更“智”
智能檔案庫房的發(fā)展是基于普通密集架的，相比普通手動密集架，智能檔案庫房充分利用了先進的智能技術(shù)，增加了多個智能管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案的智能化存取、實現(xiàn)了智能調(diào)節(jié)溫度和濕度、實現(xiàn)了對庫房空氣質(zhì)量的檢測，在一定程度上減少了人工的工作時間和精力，有效的提高了工作效率。
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