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環(huán)境管理體系文件編制(4.4.4)
組織應(yīng)以書(shū)面或電子形式建立并保持下列息;
(a) 對(duì)管理體系核心要素及其相互作用的描述;
(b) 查詢相關(guān)文件的途徑。
理解要點(diǎn):
條款要求以文件的形式描述組織的環(huán)境管理體系,并提供相關(guān)文件的查詢途徑,一般應(yīng)形成一套環(huán)境管理文件系統(tǒng),支持現(xiàn)有的環(huán)境管理體系,為組織的內(nèi)部管理和外部審核提供依據(jù)。
環(huán)境管理體系文件的內(nèi)容應(yīng)足夠詳盡,能充分描述環(huán)境管理體系的核心要素,以及它們之間相互作用的情況,這里所指的管理體系核心要素可理解為管理的基本要素,即ISO14001的17個(gè)要素。
組織在編寫(xiě)環(huán)境管理體系文件時(shí),可參考組織原有的管理體系文件,如ISO9000體系文件,可包括手冊(cè)、程序及作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、表格記錄、及其他文件多個(gè)層次和類型。環(huán)境管理體系并不嚴(yán)格地要求組織擁有環(huán)境管理手冊(cè),也不支持采用復(fù)雜的文件系統(tǒng)。
所有上述文件都是環(huán)境管理體系文件的組成部分,為了便于管理使用和外部審核,各層次文件間應(yīng)指出查詢途徑。另外,環(huán)境管理體系文件應(yīng)與其他體系文件相協(xié)調(diào),可以將環(huán)境文件納入其它體系文件中或引用其它文件。同時(shí)也需要提供查詢辦法。
環(huán)境管理體系文件可以以傳統(tǒng)的書(shū)面形式也可以以先進(jìn)的電子媒體形式建立和保持,也可兩種形式并存。


1.3 文件適宜性評(píng)價(jià)
企業(yè)建立環(huán)境管理體系時(shí)編制了一套程序文件,但是運(yùn)行時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)實(shí)際情況或許與當(dāng)初設(shè)想的有出入;又或者企業(yè)機(jī)構(gòu)和職責(zé)因有調(diào)整而發(fā)生變化,對(duì)這些情況都應(yīng)該即使作出相應(yīng)的文件評(píng)審和修改。如審核時(shí)發(fā)現(xiàn)有企業(yè)建立體系之后部門(mén)有所調(diào)整,但相關(guān)的教育培訓(xùn)程序文件卻沒(méi)有更新,企業(yè)缺少對(duì)應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)后的文件適用性評(píng)價(jià),使得程序文件流于形式,成為一紙空文。ISO14001環(huán)境管理體系是個(gè)文件化的體系,它強(qiáng)調(diào)是文件的適宜性、符合性和可行性,并要體現(xiàn)出其充分性和有效性,因此文件要適合企業(yè)自身的特點(diǎn),與時(shí)俱進(jìn),不斷提高企業(yè)的管理水平和改善運(yùn)行機(jī)制。



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