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標(biāo)準的檔案室建設(shè)要嚴格按照檔案保護的“九防”(防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫)要求而建設(shè)的,其目的是使檔案庫房環(huán)境更舒適、檔案存放更、檔案管理更、人員身體更.根據(jù)這些要求,檔案庫房保管應(yīng)具有如下的控制措施：
1、檔案庫房應(yīng)有防盜措施,一般庫房要加設(shè)防盜門窗.
2、檔案庫房窗子要配掛窗簾,防止陽光直射庫內(nèi)；同時庫房照明裝置應(yīng)以使用白熾燈為宜,避免日光燈中紫外線對檔案的破壞.
3、濕度較大的庫房應(yīng)配備去濕機及放置吸潮劑.
4、檔案庫房周圍要滅絕火源跡象,庫內(nèi)嚴禁吸煙,要建立嚴密的防火制度并配備消防滅火器材.
5、為防止檔案發(fā)生鼠害,庫房應(yīng)定期檢查并投放滅鼠藥.
6、檔案庫房可通過灑冷水、機械通風(fēng)、自然通風(fēng)等方法減緩庫內(nèi)溫度過高現(xiàn)象.有條件的單位應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備,以達到庫房理想的溫度.
7、為防止灰塵對檔案的損害,庫房加雙層窗,同時利用吸塵器及時吸除檔案柜架上的灰塵.
8、檔案柜架應(yīng)防止防蟲,以防檔案害蟲破壞檔案.
安防系統(tǒng)建設(shè)方案
布置紅外防盜傳感器,預(yù)設(shè)防拆報警功能,當(dāng)非法人員強行進入時,輸入觸發(fā)布防狀態(tài)的紅外線報警器報警,同時本地監(jiān)控系統(tǒng)立即向管理中心報警.當(dāng)內(nèi)部人員進入現(xiàn)場時,通過現(xiàn)場按鈕對紅外線報警器撤防,當(dāng)人員離開時再進行布防.
視頻系統(tǒng)完整集成視頻監(jiān)測系統(tǒng),實時預(yù)覽、錄像、查詢等功能,當(dāng)檔案室內(nèi)架體被打開時,聯(lián)動控制走廊處視頻監(jiān)控器自動記錄人員操作畫面；出現(xiàn)人員非法出入檔案室時,視頻監(jiān)控器自動錄像、自動儲存.
門禁系統(tǒng)包括門管理、卡管理、準進卡設(shè)置,它是一個可以脫機獨立運行的系統(tǒng),機房預(yù)警監(jiān)控系統(tǒng)出現(xiàn)任何問題都不會影響門禁系統(tǒng)的使用.管理人員可以對進出卡的注冊、授權(quán)、注銷、掛失等操作實現(xiàn)對人員進出權(quán)限的控制.當(dāng)出現(xiàn)異常情況時,系統(tǒng)具有報警功能.
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一、智能檔案庫房對檔案的管理更有序、無憂
智能檔案庫房具有獨特的保護系統(tǒng)，它可以通過紅外檢測、監(jiān)控錄像、門禁、報警等達到對檔案高度的和保密，不僅可以檢測到人員的出入，還能實時遠程獲取到到檔案的存取息，真正做到了防盜。智能檔案庫房除了對檔案有保護的能力，還對人體有一定的保護，比如防傾倒、漏電保護、防擠壓保護等等。
二、智能檔案庫房對檔案的管理更數(shù)字化。
智能檔案庫房自身就具有數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及條碼管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立，對檔案可以有效的進行備份，保證了電子檔案和實體檔案長時間的存儲，即使實體檔案出現(xiàn)丟失和受損的情況，它也能夠輕松調(diào)出電子檔案。此外，通過庫房的條碼系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對檔案進行自動盤點，出庫、入庫、查漏、補缺都更加快捷。
三、智能檔案庫房比普通密集架更“智”
智能檔案庫房的發(fā)展是基于普通密集架的，相比普通手動密集架，智能檔案庫房充分利用了先進的智能技術(shù)，增加了多個智能管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案的智能化存取、實現(xiàn)了智能調(diào)節(jié)溫度和濕度、實現(xiàn)了對庫房空氣質(zhì)量的檢測，在一定程度上減少了人工的工作時間和精力，有效的提高了工作效率。
