一、檔案的收集與整理
建立、健全嚴格的規(guī)章制度,凡屬歸檔的文件材料,～定要保持完整,做好乎時的收集工作,做好文件的收發(fā)登記工作,對技術(shù)檔案可隨時立卷、半年立卷、年終立卷,盡量避免案卷的插卷或補卷,減少檔案的機械磨損.
檔案的整理工作對維護檔案的完整與是十分重要的.首先,通過整理可以進一步了解收集工作的質(zhì)量,并可根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題及時向文書立卷部門提出要求.其次,在整理過程中還可以對某些不符合歸檔要求的檔案材料進行技術(shù)處理.如：對已破損的文件進行裱糊,對墨跡不符合要求的文件進行復(fù)印,對字跡不清的文件進行重抄、注明等.
二、檔案的存放保管
檔案庫房是保管檔案基本的條件,庫房的好壞,將直接影響著檔案保護工作的成效,衡量檔案庫房的標準,主要是看檔案庫房的防盜、防火、防熱、防潮、防光、防有害生物和有害氣體等方面是否達到規(guī)范標準.
檔案管理技術(shù)發(fā)展這么長時間以來,定制“檔案室”,智能型檔案密集架的應(yīng)用變得越來越廣泛.隨著檔案管理技術(shù)和對自動化機器依賴程度的不斷提高,自主化、個性化、智能化、高品質(zhì)的檔案管理需求變得越來越明顯,智能型檔案密集架、智能檔案庫房的建設(shè)的缺口越來越大.檔案室的建設(shè)越來越注重檔案管理的智能化,而智能型檔案密集架的出現(xiàn)則充分滿足了這一需求.
智能型檔案密集架的定制,對智能系統(tǒng)、檔案室基礎(chǔ)條件、檔案室規(guī)劃設(shè)計等都有比較高的要求.而智能檔案庫房管理系統(tǒng)作為智能型檔案密集架的核心,就是“高定”檔案室體系中重要的一部分.作為智能型檔案密集架的核心,有六大系統(tǒng)功能：智能密集架、RFID系統(tǒng),環(huán)境控制系統(tǒng)、數(shù)字化處理、安防系統(tǒng)、檔案管理平臺.這六大系統(tǒng)功能相輔相成,為智能型檔案密集架的建設(shè)提供智能技術(shù)支持！
防日光直射和紫外線照射：采用人工照明時,宜選乳白色防爆燈罩的白熾燈.當(dāng)采用熒光燈時,應(yīng)有過濾紫外線和防火措施.窗戶要安裝防光窗簾,避免陽光直射檔案.
防有害生物：檔案庫房應(yīng)盡量將溫濕度控制在標準范圍,檔案箱柜內(nèi)應(yīng)放置防蟲、防霉,并及時更換.有條件的庫房可配備臭氧發(fā)生器,凈化庫房空氣.為防蟲和防鼠,管道通過墻面或樓、地面處均應(yīng)用不燃材料填塞密實.其他墻身孔洞也應(yīng)采取防護措施.
防塵、防污染：檔案庫房及箱柜保持整潔、無灰塵,箱柜、地面要用吸塵器、擰干的抹布、拖把清潔.嚴禁將其他用品與檔案一同存放.
防火：檔案庫房應(yīng)配備消防器材,采用氣體或干粉型,并定期檢查更換.庫房內(nèi)嚴禁存放易燃易爆物品,嚴禁吸煙.庫房內(nèi)各類電器使用方法要規(guī)范,8小時以外、節(jié)假日或檔案員外出都要切斷電源.要安裝防火報警器.要做好每日下班前的檢查,確保萬無一失.
防盜：檔案庫房、箱、柜門應(yīng)及時上鎖,鑰匙由檔案管理人員保管,非檔案管理人員不得擅自進入庫房.離開庫房應(yīng)及時關(guān)燈、關(guān)門、關(guān)窗.檔案庫房一般應(yīng)安裝防盜報警器.
天弘實驗儀器制造(徐州市分公司)成立多年，集【實驗臺】研發(fā)、生產(chǎn)、銷售和服務(wù)于一體的實業(yè)型企業(yè)，公司主要研制【實驗臺】并可根據(jù)客戶圖紙或要求研制各種非標【實驗臺】。 以人為本、科學(xué)管理、技術(shù)優(yōu)先、品質(zhì)保障、誠信務(wù)實，取得國內(nèi)外客戶的信賴與支持。 我們的目標是，讓我們的【實驗臺】產(chǎn)品和服務(wù)譽滿全球！
